5 ideas para organizar tus archivadores –
- Crea una portada : algunos archivadores incorporan una funda de plástico transparente donde puedes colocar un folio a modo de portada. En otros modelos, encontrarás este elemento en el lomo. Es una buena manera de identificar el archivador con la temática de los documentos que vas a guardar. Si el archivador es más sencillo, puedes usar etiquetas adhesivas blancas o de color y apuntar el nombre.
- Añade una bolsita interior : si no lo tiene ya, puedes añadir en el interior del archivador una funda de plástico para guardar documentos. Si no quieres que ocupe todo el espacio, corta una funda A4 por la mitad y pégala en la parte interior.
- Crea un separador-estuche : si eres estudiante, puedes añadir un estuche al archivador de tus apuntes. Para ello, necesitas una bolsa de plástico con un cierre zip o en formato sobre con botón de cierre y usa una perforadora para hacerle agujeros y guarda el separador estuche en las anillas. Así tendrás siempre a mano bolis, lápices, regla y demás utensilios para clase.
- Usa hojas separadoras de colores : sean de cartulina o de plástico, estas hojas son perfectas para crear apartados en tu archivador por temática, por asignatura o lo que sea. Puedes usar la pestaña de cada una de ellas para identificar las secciones y consultar la información que necesitas de forma rápida.
- Crea un separador con post-its y bloc de notas : puedes usar los separadores o usar una cartulina A4 y crear tu propio set de post-it y notas. Es tan sencillo como pegar un bloc de notas adhesivas de varios colores, otro con marcadores de páginas, otro bloc de papel, etc. Junto con el estuche, es una opción muy práctica para añadir notas y poner banderitas para marcar los documentos más importantes.
¿Cómo organizar un archivero?
Tu archivero organizado en 2 sencillos pasos – 1.- Junten todos los documentos en un solo lugar, poniéndolos sobre una mesa o escritorio.2.- Separen los documentos por “temas ” para poder acceder a ellos cada que sea necesario.
¿Qué debe saber un archivador?
En ese sentido, un archivista tiene el conocimiento para: garantizar un almacenamiento ordenado y eficaz, mejorar la productividad en los procesos de documentación, revisar de manera objetiva la información y garantizar su custodia y, finalmente, clasificar de manera correcta los archivos de forma que la empresa pueda
¿Cómo hacer un archivo vertical escolar?
Por su presentación física, el archivo vertical no se procesa como los libros o revistas, sino que se organiza temáticamente, sellando y colocando las hojas en fólders marcados por un tema, y estos a su vez en archiveros en orden alfabético, para hacer fácil la recuperación de la información.
¿Qué contiene un archivero?
Un archivero es un mobiliario o estructura que puede ser de diversos materiales como la madera, y se utiliza para guardar archivos, papeles o documentos que son de relevancia en una organización.
¿Cuáles son las técnicas de archivo?
La Técnica en Gestión de Archivos es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de utilizar su utilización y conservación.
¿Cómo se rotula una caja de archivo?
Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).
¿Cómo organizar archivos y carpetas de oficina?
Tips para organizar archivos de oficina –
Lo primero que no puede faltar a la hora de organizar los archivos de una oficina deben ser las carpetas y/o, Necesitarás algún tipo de sistema (offline) para poder guardar la gran cantidad de archivos que una empresa genera. En segundo lugar debes tener claro cómo vas a organizar tus archivos, en qué categorías y qué sistema vas a seguir para clarificarlos de manera que tenga sentido. Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento guardado. Te recomendamos que etiquetes los archivos, escribiendo y/o poniendo una etiqueta en la pestaña de cada carpeta, de manera clara, como hemos dicho anteriormente. Desde la categoría general hasta la subcategoría. Aprovecha el espacio de las o muebles donde tengas los archivos, ya que a nadie le gusta encontrarse un montón de papeles juntos y con el paso del tiempo cada vez irás acumulando más información. Organizar archivos de oficina te será más fácil, cuanto más fácil te lo hagas tú a ti mismo. Crea un horario para organizar archivos de oficina, es decir, al final del día dedica unos minutos para colocar en su sitio los documentos que se hayan generado y que sea necesarios guardar. Al menos una vez al año revisa los documentos y depura aquellos que no sean necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa. Asegúrate y confirma que todos los empleados de la empresa que tengan acceso a los archivos, sepan cuál es el sistema a seguir, para que no haya ningún problema ni se pierdan archivos importantes. Si llega alguien nuevo, asegúrate también de que sepa cómo organizar archivos de oficina en tu empresa. En la plataforma de la empresa, ten un documento en el que se explique el mecanismo o metodología para organizar todos los documentos. Siempre puede haber un despistado que no recuerde en qué color va cada cosa y que cree un pequeño percance. Así podrá revisar cómo organizar los archivos de la oficina en todo momento. ¡Limpia los muebles donde tengas tus archivos de oficina! Sí, aunque estén cerrados el polvo se acumula, y eso puede provocar el deterioro de las carpetas, archivadores y documentos.
Esperamos que te haya servido de ayuda nuestro post sobre cómo organizar archivos de oficina y que ayude a mejorar el rendimiento de tu empresa y facilite la tarea de guardar documentos. ¡Te esperamos en el próximo post! : Cómo organizar archivos de oficina
¿Qué mobiliario utiliza para organizar el archivo?
Entornos de organización – Cada empresa o institución tiene unas necesidades diferentes de archivo y todas tienen alguna solución. Los archivadores para CD ignífugos, los cajetines para llaves, archivadores con cajones de gran tamaño para archivar planos, las estanterías para bibliotecas o los tarjeteros modulares de pared son algunos de ejemplos de muebles específicos que aportan orden en distintos espacios de trabajo.
- Nuestros muebles disponen de características funcionales para aprovechar mejor el espacio de trabajo.
- Es el caso de las taquillas para vestuarios o los gaveteros, estanterías, cartulineros o armarios escolares o las estanterías para biblioteca que se usan en los centros de educación infantil.
- Destaca la configurabilidad de los armarios modulares de Actiu, con gran variedad de medidas y opciones de puerta y estantes, de forma que se adaptan a cualquier oficina.
Además se pueden combinar con los mismos acabados en las cajoneras o bucks, disponibles para colocar bajo la mesa o anclada a ella, fija o con ruedas. Por último también disponemos de otros muebles con características de diseño más decorativas como las series Block, Cubic, Longo o Glide,