Responsabilidades
- Gestionar presupuestos, logística y eventos o reuniones.
- Administrar la planificación, creación de informes y mantenimiento de registros.
- Garantizar que la escuela cumpla la normativa y legislación relevante.
- Desarrollar y ejecutar programas educativos.
- Contratar, formar y aconsejar a la plantilla.
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¿Qué son las actividades de gestión administrativa?
¡Si no sabes qué es y para qué sirve la Gestión Administrativa, necesitas leer esto! – La gestión administrativa es un área de la empresa que se encarga de emplear de forma eficaz los recursos de esta para conseguir los objetivos que se hayan planteado en un periodo de tiempo determinado, los cuales deben estar destinados a las mejoras y cambios en el cumplimiento las metas. Los profesionales de la gestión administrativa se dedican a implementación de sus métodos y herramientas en sus proyectos para prevenir todo tipo de problemas y cumplir con todas las expectativas que tenga la empresa, de una forma o de otra.
¿Qué son actividades administrativas ejemplos?
¿Qué hace un auxiliar administrativo? – Antes de conocer qué hace un auxiliar administrativo, es necesario saber qué es, Y en este caso, la definición viene dada por la capacidad que tiene una persona de ofrecer asistencia o tipo de ayuda en el acto administrativo de una empresa.
¿Cuáles son las actividades administrativas en la oficina?
Los administrativos gestionan, organizan, planifican, atienden y realizan tareas administrativas, de soporte y apoya a la organización. Dependiendo del tamaño de la organización para la que trabajen, realizan tareas más específicas en un departamento concreto de la empresa, o tareas más generales de administración y gestión, en las que puede que tengan que atender al público.
Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas en los circuitos de información de la empresa. Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes recibidas, información obtenida y/o necesidades detectadas. Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos según las técnicas apropiadas y los parámetros establecidos por la empresa. Gestionar los procesos de tramitación administrativa empresarial en relación a las áreas comercial, financiera, contable y fiscal de la empresa, según los procesos y procedimientos administrativos aplicando la normativa vigente y en condiciones de seguridad y calidad. Supervisar la gestión de tesorería, la captación de recursos financieros y el estudio de viabilidad de proyectos de inversión, siguiendo las normas y protocolos establecidos. Organizar y supervisar la gestión administrativa de personal de la empresa, ajustándose a la normativa laboral vigente y protocolos establecidos. Realizar la gestión administrativa de procesos comerciales, llevando a cabo tareas de documentación y actividades de negociación con proveedores y de asesoramiento y relación con el cliente. Tramitar y realizar la gestión administrativa en la presentación de documentos en diferentes organismos y administraciones públicas en plazo y forma requeridos. Atender al público, atendiendo incidencias y reclamaciones de los clientes a través de diferentes vías: teléfono, correo electrónico, personalmente, etc.
Se trata de una profesión con fuerte polivalencia y transversalidad de tareas, que dependen mucho de las dimensiones de la empresa y del sector. Estos profesionales abarcan multitud de áreas y departamentos, como también, una gran diversidad de competencias y de sectores.
¿Cuál es el orden correcto de las funciones administrativas?
¿Qué es un proceso administrativo? – 
Se trata de un conjunto de funciones administrativas que se realizan de forma secuencial. Su propósito principal es ayudar a la empresa a hacer un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de forma más eficiente. El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales: planificación, organización, dirección y control.
¿Cuáles son los principios de administración?
Módulo 4Contratación Pública El Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece: La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” Constitución Política El Articulo 3° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, menciona los principios que se deben aplicar en desarrollo de la Función Administrativa, los cuales son acogidos en la Ley 80 de 1993, por ser una ley de principios, así:
DEBIDO PROCESO: Adelantar los procesos de conformidad con las normas, garantizando los derechos de representación, defensa y contradicción. IGUALDAD: Dar a todos los proponentes el mismo trato. IMPARCIALIDAD: Respetar los derechos de todas las personas, sin tener en consideración factores de afecto. BUENA FE: En la Contratación Estatal, la buena fe se presume. MORALIDAD: Actuar con rectitud, lealtad y honestidad. PARTICIPACIÓN: Atender las iniciativas de los ciudadanos, organizaciones y comunidades, sobre formulación, ejecución, control y evaluación de la contratación.
COORDINACIÓN: Las autoridades concertarán sus actividades con las de otras instancias estatales, en el cumplimiento de sus cometidos y en el reconocimiento de sus derechos a los particulares. (Convenios Interadministrativos). EFICACIA: Remover de oficio los obstáculos formales para evitar decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos en la contratación. ECONOMÍA: Optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en la contratación. CELERIDAD: Impulsar oficiosamente los procesos, e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. TRANSPARENCIA: la Contratación estatal debe ser de conocimiento público, por lo tanto, deben estar publicadas todas sus etapas en el SECOP. RESPONSABILIDAD: Los servidores públicos asumirán las consecuencias de su actuación administrativa.
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¿Cuáles son los principales elementos de la administración?
Son cuatro principios básicos: Planificación, Organización, Dirección y Control.
¿Qué es el área administrativa?
El Área Administrativa tiene como objeto general, liderar la gestión administrativa, presupuestal y financiera de la Dirección de Consulta Previa. Sus funciones son:
Coordinar el direccionamiento (entrada y salida) de los documentos de la Dirección de Consulta Previa por SIGOB. Coordinar el registro y administración de la base de datos de certificaciones y resoluciones. Coordinar la gestión documental de la Dirección de Consulta Previa. Registrar los avances intermedios, sub-metas intermedias o actividades incorporadas en el sistema de programación y gestión por metas y resultados SIGOB. Apoyar la realización del plan estratégico, diseño de indicadores y realizar seguimiento (de la dirección) ante la oficina de planeación del Ministerio de Interior. Presentar informes de ejecución presupuestal y dar cumplimiento a los indicadores de gestión. Realizar proyecciones presupuestales y financieras con destino a los procesos de negociación de los convenios interadministrativos de cooperación. Apoyar el fortalecimiento de los procesos y procedimientos logísticos y administrativos de la Dirección de Consulta Previa. Apoyar el fortalecimiento de los procesos de programación presupuestal y seguimiento al plan de acción de la dirección de Consulta Previa. Evaluar los resultados de la gestión de la dirección de Consulta Previa y verificar su correspondencia con el plan de acción de la misma. Apoyar a los equipos de la dirección en los temas relacionados con la gestión Administrativa, financiera y de planeación. Gestionar el suministro de bienes y servicios requeridos por la dirección de Consulta Previa. Mantener actualizado los inventarios mínimos de bienes y servicios de la Dirección de Consulta Previa. Consolidar información para dar cumplimiento a la presentación de informes, planes de mejoramiento y auditorías requeridas por los diferentes entidades de seguimiento, vigilancia y control tanto internos como externos.
Lider: Oscar Rafael Herrera Venera
¿Cuál es el perfil de un administrativo?
¿Qué es el perfil profesional del administrativo? – El perfil administrativo se trata del conjunto de capacidades, aptitudes, habilidades y/o competencias sociolaborales con las que cuenta un profesional. Estos aspectos le permiten desempeñar en el ámbito laboral las responsabilidades y tareas propias de un determinado profesional.
¿Cuál es la diferencia entre auxiliar y asistente administrativo?
La diferencia es que el asistente se centra en las necesidades de una sola persona, mientras que el auxiliar se encarga de las necesidades de un área más grande. Lo más común es que en cada área haya más de un auxiliar administrativo para ejecutar diferentes funciones.
¿Qué es actividad de gestión?
La Ge stión de Proyectos se refiera a todas las actividades que se realizan para cumplir con un fin principal definido, en un tiempo establecido utilizando recursos tanto humanos como materiales y para el cual se debe tener presupuestados los costos en que se incurrirán.
El objetivo principal de la Gestión de Proyectos es administrar, planificar, coordinar, seguimiento y control de todas las actividades y los recursos asignados para la ejecución del proyecto de una forma que se pueda cumplir con el alcance en el tiempo establecido y con los costos presupuestados. En todo proyecto participa un ejecutor o gestor, los beneficiarios finales y los actores institucionales.
Las áreas que son determinaste para el éxito de un buen proyecto son: la visibilidad, desviaciones, frecuencia, toma de decisiones y las técnicas de seguimiento. Además de esto la comunicación es el proceso esencial de la gestión de proyectos, desde la etapa de inicio hasta la de cierre, es importante saber bien ¿Qué se comunica y de que manera? ¿Con que frecuencia y grado de detalle? Todo esto para dar a conocer de una forma clara las metas y propósitos y lograr que se cumplan.
Un producto, bien o artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente o un servicio prestado. La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, la capacidad de producción o de prestación de servicio de las funciones del negocio, que respaldan la producción, la distribución, etc. Un resultado que puede ser obtenido de diversas formas: salidas, documentos, ideas, etc. La singularidad es una característica importante de los productos o entregables de un proyecto. La elaboración gradual, que es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. “Elaboración gradual” significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos.
Las tres restricciones principales o posibilidades de alteración en los proyectos son el alcance, tiempo y costos. Los proyectos se dividen en fase con el objetivo primordial de facilitar la gestión y mejorar el control de una forma que se pueda mantener alineado con los objetivos establecidos.
- Para poder administrar un proyecto en un contexto de calidad, este deberá pasar por varias fases, al final de las cuales deberán definirse los acontecimientos importantes.
- Cada etapa se relaciona con una prestación y una validación basadas en un documento específico.
- Las etapas, actividades, o ciclo de vida de la gestión de proyecto son las definidas a continuación: INICIACION.
En esta parte es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, aquí se redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como se llevara a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además se hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles.
Este proceso es esencial para alcanzar el éxito en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del proyecto aun cuando la gestión sea adecuada. En esta etapa se hace la la redacción de la propuesta específica objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cómo él se llevaría a cabo.
Incluye también estimaciones de costo y tiempo, y efectúa la integración de todo lo anterior con lo que sigue, y justifica -evaluando credenciales y circunstancias- por qué el contrato del proyecto se debe dar a una organización o equipo en particular, y bajo que condiciones.
En esta etapa es bueno elaborar la prefactibilidad del proyecto enfocada en los siguientes aspectos: • Prefactibilidad técnica; • Prefactibilidad económica; • Prefactibilidad legal; • Prefactibilidad ambiental. Esta fase tiene una gran trascendencia para la buena marcha del proyecto y puede ser esencial, por lo que debe ser espacialmente cuidada.
En ocasiones esta parte es menospreciada lo cual puede llevar el proyecto al fracaso. PLANIFICACION. Para que el proyecto tenga éxito, antes que todo es necesario planificar con cuidado. Esta etapa define el alcance de lo que se quiere hacer esta planificación debe ser conciso y expresar de forma precisa Se realiza la planificación de todas las actividades necesarias para llevara a cabo el proyecto, considerando las prioridades del proyecto, los recursos necesarios, los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus funcionalidades.
- La planificación se refiere a la identificación de actividades, hitos y entregable del proyecto, incluso posibilidades de mitigación de riesgos.
- Existen diferentes herramientas y técnicas para abordar la planificación de un buen proyecto, las cuales permiten definir los tiempos, áreas de trabajo y las distintas etapas del desarrollo del proyecto que permiten definir el curso de acción a seguir que será tomado.
Definimos de una forma clara lo que queremos conseguir (objetivos), en que tiempo lo haremos (cronograma) y el coste que tendrá lograrlo (presupuesto). Aquí se establece como el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, la planificación temporal y el coste.
Una planificación bien detallada disminuye la aparición de sorpresas. La planificación inteligente es una de las claves del éxito de la gestión de proyectos. EJECUCION. Se refiere a la implementación o puesta en marcha del proyecto, consiste en poner en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
Durante la ejecución del proyecto, se debe poner énfasis en la comunicación para tomar decisiones lo más rápido posible en caso de que surjan problemas. Además, se deberán organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir discutir regularmente el progreso del proyecto y determinar las prioridades siguientes.
Se realiza para coordinar los recursos que son necesarios para desarrollar los procesos planificados. Esta fase suele implicar contratos de estudios, de asistencia técnica, de servicios o de suministros. Se monitorea el avance real del proyecto para que se pueda adaptar el proyecto a los cambios contextuales.
Esta etapa representa el conjunto de tareas y actividades que supone la realización del proyecto, es decir el proyecto del que se trate. Responde a las características técnicas especificas de cada tipo de proyecto y se gestionan lo recursos de una forma adecuada para el buen desarrollo de los objetivos propuestos.
CONTROL. El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.
Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde. Aquí debe haber un buen liderazgo y buena supervisión por parte del Gestor del proyecto, puede imprimir reportes revisar el progreso y aplicar mejoras.
¿Cuáles son los principios de la gestión administrativa?
Los principios de la Administración son aplicables a la vida personal, familiar y empresarial. Por lo tanto, su aplicación va más allá de la gestión empresarial. Son cuatro principios básicos: Planificación, Organización, Dirección y Control.
¿Cuál es la importancia de la gestión administrativa?
La importancia de la gestión administrativa consiste en preparar a la or- ganización y disponerla para actuar pero de manera anticipada, contemplando todos los medios y procedimientos que necesita para cumplir con sus objetivos y disminuir los efectos negativos o posibles problemas.